اظهارات تعالی عملیاتی

بدون شک شما اصطلاح "تعالی عملیاتی" را که قبلاً استفاده شده است ، حتی در سازمان خود شنیده اید. به نظر می رسد بسیاری از مشاغل می خواهند از نظر عملیاتی عالی باشند - از این گذشته ، چه کسی این را نمی خواهد؟من نمی توانم بگویم که من تا به حال با سازمانی که می خواست از نظر عملیاتی متوسط باشد ، ملاقات کرده ام. اما غالباً این خواسته ها به صورت ناتوان از بین می روند زیرا سازمان ها نتوانند تغییرات لازم را برای انتقال از متوسط به عالی انجام دهند.

هفته گذشته من در مورد همین موضوع از تعالی عملیاتی به گروهی ارائه می دادم. من با تلاش برای تعریف اصطلاحی که سخت تر از آن است که ظاهر شود ، شروع کردم. مانند بسیاری از کلمات کلیدی تجاری ، ناخن زدن به تعریف دقیق کمی چالش برانگیز بود. با این حال ، علی رغم وجود تعاریف بیشتر برای "تعالی عملیاتی" نسبت به طعم دهنده های Baskin-Robbins (به حساب من آنها تا 46 نفر هستند) ، ما می توانیم حداقل قبول کنیم که این شامل حداکثر رساندن ارزش سازمان شما است ، در حالی که در عین حال محدود کردن زباله هاو ناکارآمدی در تجارت.

این به طور طبیعی منجر به بحث در مورد ارزش شد. از آنجا که تعالی عملیاتی شامل افزایش ارزش ایجاد شده توسط یک سازمان است ، به این دلیل است که ما باید به وضوح تعریف کنیم که اگر بخواهیم از نظر عملیاتی عالی شویم ، چه ارزش و چه مقدار ایجاد می شود.

ارزش چیست؟

هر سازمان ، البته در سطوح مختلف ، ارزش خود را برای مشتریان خود فراهم می کند. این آرایش اساسی سیستم اقتصادی ما است. شخصی ، مشتری ، کالاها و/یا خدمات را خواسته است و مایل است به شخص دیگری بپردازد ، به ما بگویید سازمان شما ، آن کالاها و یا خدمات را به آنها ارائه دهد. از نظر تئوری ، این معامله ای است که هم مشتری و هم ارائه دهنده آن راضی هستند. مشتری برای ارزش در قالب کالاها و/یا خدمات ، پول (یا یک وسیله تجاری دیگر) را مبادله می کند و ارائه دهنده آن ارزش را در ازای پول مذکور تولید می کند.

با استفاده از این مدل ، ما می توانیم ارزش را به عنوان کالا و یا خدماتی که مشتریان شما مایل به پرداخت آن هستند ، شناسایی کنیم. اکنون که می دانیم چه ارزشی دارد ، باید این سؤال را بپرسیم: چگونه می توانید در سازمان خود ارزش ایجاد کنید؟

ارزش چگونه ایجاد می شود؟

این یک سؤال اساسی است زیرا ما قبلاً ثابت کرده ایم که تعالی عملیاتی به حداکثر رساندن ارزش ارائه شده به مشتریان شما در عین حال محدود کردن زباله ها و ناکارآمدی ها است. بنابراین ، چگونه ارزش ارائه می دهید؟پاسخ بسیار ساده است: از طریق فرآیندهای تجاری. به عبارت دیگر ، کارمندان سازمانی کار روز و روز را برای تبدیل ورودی به کالاها و/یا خدماتی که مشتریان مایل به پرداخت آن هستند ، انجام می دهند. همانطور که مشاهده می کنید ، فرآیندها به صورت کالا و/یا خدمات ، میانگین و ارزش هستند.

چه کسی می دانست که فرایندها برای یک تجارت کاربردی بسیار مهم هستند؟

با ارزش واضح تعریف شده ، اکنون می توانیم یک خط مستقیم بین تعالی عملیاتی و بهینه سازی فرآیند ترسیم کنیم. برای افزایش ارزش ، یک تجارت باید فرایندهای تولید شده را بهینه کند. دستیابی به تعالی عملیاتی جدا از بهینه سازی فرآیند غیرممکن است.

آیا فرآیندهای خود را می دانید؟

در این مرحله ، یک سؤال اساسی دیگر مطرح می شود که ما باید به آن پاسخ دهیم: آیا می توان چیزی را که شما نمی فهمید بهینه کنیم؟

البته منطق به ما می گوید پاسخ این سؤال "نه" است. با این حال ، برای خطر ضرب و شتم یک اسب مرده ، من می خواهم چند نقل قول از متخصصان بهینه سازی کسب و کار را معرفی کنم تا واقعاً معامله را برای شما ببندم:

دبلیو ادواردز دمینگ ، مهندس مشهور صنایع که به معمار چرخش اقتصاد پس از جنگ جهانی دوم ژاپن کمک کرد ، اظهار داشت:

اگر نمی توانید توصیف کنید که به عنوان یک فرآیند چه کاری انجام می دهید ، نمی دانید چه کاری انجام می دهید.

دمینگ می گوید که به سادگی توصیف آنچه شما در قالب کالاها یا خدمات به مشتریان ارائه می دهید به معنای این نیست که شما می دانید که چگونه این کالاها یا خدمات ایجاد می شود. و درک دقیقاً همان چیزی است که اگر امیدواریم فرآیندهای خود را بهینه کنیم و به سمت تعالی عملیاتی تلاش کنیم.

جمله دوم که می خواهم با شما به اشتراک بگذارم از کتاب Lean Thinking است [1]. در کتاب نویسندگان ایده زیر را مطرح می کنند:

اگر فعالیت های مورد نیاز برای ارائه ارزش دقیقاً قابل تجزیه و تحلیل و پیوند با هم باشد ، نمی توان آنها را به چالش کشید و در نهایت کامل شد.

فقط به بخش اول این بیانیه نگاه کنید: "فعالیت های مورد نیاز برای ارائه ارزش" - این جمله درست تعریف یک فرآیند است. فرآیندها فعالیتهایی هستند که به ترتیب انجام می شوند که منجر به ایجاد یک خروجی می شوند. نویسندگان به ما می گویند که اگر فرآیندها را نتوانند با هم شناسایی و پیوند برقرار کنند ، هیچ راهی برای بهینه سازی آنها وجود ندارد.

ما می توانیم این نتیجه را به نتیجه برسانیم: تعالی عملیاتی نه تنها غیر از دانستن فرآیندهای انجام شده شما ، غیرممکن است ، بلکه جدا از درک واضح از آن فرآیندها نیز غیرممکن است. به طور خلاصه ، اگر ما می خواهیم به برتری عملیاتی برسیم ، باید فرایندهای خود را بهینه کنیم. اگر می خواهیم فرآیندهای خود را بهینه کنیم ، باید بدانیم که این فرایندها چیست و درک می کنیم که چگونه آنها عملکرد دارند.

چگونه می توانید فرآیندهای خود را درک و بهینه کنید؟

من می خواهم به شما ارائه دهم که با ایجاد مدیریت فرآیند به عنوان یک رشته در تجارت خود ، می توانید پایه ای برای دستیابی به تعالی عملیاتی ایجاد کنید.

همانطور که قبلاً بیان کردم ، مدیریت فرآیند عمل بهبود عملکرد شرکت از طریق مدیریت و بهینه سازی فرایندهای تجاری است. در اینجا ما دوباره آن کلمه را می بینیم - "بهینه سازی". با این حال ، یک فعل اکشن دیگری نیز همراه با آن وجود دارد - "مدیریت". بنابراین ، ما می بینیم که مدیریت فرآیند نه تنها بهینه سازی فرآیندهای تجاری بلکه مدیریت آنها را شامل می شود-به عبارت دیگر حاکم بر آنها و به روز نگه داشتن آنها.

اکنون ، من می خواهم به شما یک فرض پنهان در این تعریف اشاره کنم. فرض این است که مستندات فرآیند از قبل وجود دارد. باز هم ، منطق به ما می گوید که مدیریت یا بهینه سازی چیزی که وجود ندارد غیرممکن است - چیزی که به روشی واضح و مختصر ثبت نشده است. بنابراین ، نظم منطقی اگر یک تجارت قصد دارد مدیریت فرآیند را دنبال کند ، ابتدا مستندات فرآیند روشنی را ایجاد کند ، سپس آن فرآیندها را از طریق پاسخگویی و حاکمیت مدیریت کند و در نهایت با استفاده از تمام تاکتیک های موجود ، آن فرآیندها را بهینه کند.

آیا باید این بخش پایانی را در قالب یک سوال ارائه دهم؟

به طور خلاصه ، مدیریت فرآیند را می توان به عنوان عمل بهبود عملکرد شرکت از طریق مستند سازی ، مدیریت و بهینه سازی فرایندهای تجاری تعریف کرد. این تعریف از مدیریت فرآیند ، مسیر تعالی عملیاتی را برای ما روشن می کند.

مشاغلی که مایل به ارائه ارزش بهتر در ضمن محدود کردن زباله ها و ناکارآمدی ها هستند ، باید از طریق فرآیندهای تجاری خود - بهینه سازی شیوه تولید ارزش را آغاز کنند.

برای بهینه سازی این فرایندهای تجاری ، سازمان ها ابتدا باید آنها را مستند و مدیریت کنند.

مستندات و مدیریت سپس درب را برای بهینه سازی فرآیند باز می کنند که مسیر تعالی عملیاتی است - وضعیت بهبود روند دائمی.

بنابراین ، در آنجا آن را دارید - تعالی عملیاتی در سه مرحله آسان. اکنون تنها کاری که باید انجام دهید این است که شروع شوید.

[1] جیمز وماک و دانیل جونز ، لاغر تفکر (مطبوعات آزاد ، چاپ 2003) ، 37.