تجزیه و تحلیل شکاف: تعریف ، تکنیک ها و چگونه آن را انجام دهیم؟

همه ما یک دید خشن از آنچه می خواهیم در زندگی انجام دهیم داریم ، درست است؟با این وجود ، روزهایی وجود دارد که احساس می کنیم شکاف بزرگی بین جایی که هستیم و کجا می خواهیم باشیم وجود دارد.

بهترین راه برای خارج شدن از این رودخانه؟در سفری که تاکنون در آن بوده اید تأمل کنید ، بدانید که چه چیزی به خوبی پیش می رود ، چه چیزی شما را عقب می اندازد و از همه مهمتر مناطقی که می توانید پیشرفت کنید.

و به نظر می رسد ، اوضاع تقریباً در دنیای تجارت نیز یکسان است. مواقعی وجود دارد که یک تجارت نتواند اهداف و اهداف پیش بینی شده خود را برآورده کند - خواه به دلیل کمبود بودجه ، ارتباط ضعیف ، از دست دادن ویژگی های فناوری اطلاعات ، منابع کافی و یا ترکیبی از عوامل بسیاری باشد.

در کل ، بین وضعیت فعلی و وضعیت ایده آل تجارت فاصله ای وجود دارد ... و این جایی است که تجزیه و تحلیل شکاف وارد می شود! این به سه سؤال مهم پاسخ می دهد ، یعنی در حال حاضر تجارت شما در کجا قرار دارد ، می خواهید کجا باشد و چگونه می خواهید آن را به آنجا ببرید.

در اصل ، یک تجزیه و تحلیل GAP بررسی می کند که چرا تجارت در برابر پتانسیل خود زندگی نمی کند ، و چگونه می توان اوضاع را برای رسیدن به هدف پیش بینی شده تغییر داد.

در این وبلاگ ، ما شما را از طریق هر آنچه را که باید در مورد تجزیه و تحلیل GAP بدانید ، طی خواهیم کرد ، از جمله اینکه چگونه می تواند به کسب و کار شما و برخی تکنیک هایی که می توانید استفاده کنید ، کمک کند. آماده؟بیا بریم.

تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟(تعریف)

تجزیه و تحلیل شکاف فرایندی است که در آن یک سازمان در مقایسه با عملکرد پیش بینی شده/پیش بینی شده عملکرد واقعی خود را کنترل می کند.

همه چیز در مورد شناسایی ، تجزیه و تحلیل و پرداختن به "شکاف" ، یعنی خلاء بین جایی که یک سازمان در حال حاضر است ، و کجا باید باشد.

به بیان ساده تر ، از طریق تجزیه و تحلیل شکاف ، می توانید ارزیابی کنید که تا چه اندازه در پشت نقطه هدف خود هستید و برنامه عملی لازم را برای رسیدن به آن نقطه ایجاد می کنید.

در تجزیه و تحلیل GAP ، شما تمام استراتژی ها و فرصت های ممکن را که می توانند خروجی را بهینه کنند ، بررسی می کنید. علاوه بر این ، می توانید از تجزیه و تحلیل GAP برای یک عملیات واحد یا کل تجارت استفاده کنید.

تجزیه و تحلیل شکاف دارای مزایای بسیار گسترده ای است و می تواند شگفتی هایی برای یک سازمان ایجاد کند. بیایید چند دلیل را بررسی کنیم که چرا باید تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهید.

7 دلیل اینکه هر شرکت باید تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهد

1. به پتانسیل واقعی خود برسید

مهم نیست که یک سازمان چقدر موفق باشد ، همیشه مناطقی وجود دارد که می تواند بهبود یابد. با ارزیابی دقیق آنچه در صنعت اتفاق می افتد ، و تجزیه و تحلیل در جایی که در آن کوتاه می آید ، تجزیه و تحلیل شکاف می تواند به سازمان شما کمک کند تا به پتانسیل واقعی خود برسد و به نتایج عالی برسد.

2. معیار خارجی

معیار خارجی در مورد مقایسه نتایج یک فرآیند یا محصول خاص ، در برابر برخی معیارهای خارجی است. به عنوان مثال ، شما ممکن است بخواهید بررسی محصولات خود را با رقیب مقایسه کنید ، یا ممکن است بخواهید سیستم مدیریت کیفیت خود را با استانداردهای قانونی برای مدیریت کیفیت مقایسه کنید.

3. تصمیمات بهتری بگیرید

همانطور که از قبل می دانیم ، تجزیه و تحلیل GAP فرآیندها و عملیات فعلی را ترسیم می کند و تصویر بزرگی از وضعیت فعلی به شما می دهد. شما می توانید از نتایج استفاده کنید ، آنها را با اهداف مقایسه کنید و سپس تصمیمات آگاهانه ای برای هدایت تجارت در تصمیم درست بگیرید.

4- افزایش بهره وری و سود

تجزیه و تحلیل شکاف به طور مستقیم بر کارآیی سازمان تأثیر می گذارد ، که به نوبه خود بر خط پایین تأثیر می گذارد. با تجزیه و تحلیل و پر کردن شکاف در عملکرد و عملکرد کارکنان ، می توانید بهره وری سازمان خود را بهبود بخشید که در نهایت منجر به افزایش سود خواهد شد.

5. نقاط قوت و ضعف خود را ببینید (در زمان واقعی)

لازم نیست تا پایان یک پروژه یا یک عملیات صبر کنید تا ببینید چه چیزی کار نمی کند. تجزیه و تحلیل GAP را انجام دهید و بدانید که در حال حاضر چه اتفاقی می افتد و با حرکت به جلو چه اتفاقی می افتد. به طور خلاصه ، این مربوط به "آنچه در گذشته بود" نیست ، بلکه "چه می تواند باشد".

6. سازمان را تازه نگه دارید

اگر می خواهید در دنیای رقابتی زنده بمانید ، باید به طور مداوم فعالیت ها ، کارمندان و سایر عملیات خود را بررسی کنید. تجزیه و تحلیل شکاف به شما کمک می کند تا سازمان های خود را "بازدید و از دست دادن" ، یعنی نقاط قوت ، شیوه های بیهوده ، ناکارآمدی ، استفاده خوب از منابع و موارد دیگر بررسی کنید.

7. درصد سود را تجزیه و تحلیل کنید

اگر به درصد سود پیش بینی شده خود نرسیدید ، می توانید تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهید تا بدانید که چرا نمی توانید هدف را برآورده کنید. این دلایل می تواند هر چیزی از رقابت غیر منتظره گرفته تا تخصیص منابع ضعیف باشد - و تجزیه و تحلیل شکاف می تواند به شما کمک کند دلیل را مشخص کنید.

تمام این مزایای تجزیه و تحلیل شکاف ، آن را به یک فرایند محبوب و متداول در مشاغل تبدیل می کند! حال ، بیایید به روح این پست وبلاگ برسیم - چگونه می توان در 5 مرحله آسان تجزیه و تحلیل شکاف را انجام داد.

چگونه می توان تجزیه و تحلیل شکاف را انجام داد؟(گام به گام)

مرحله 1: وضعیت فعلی را مشخص کنید

این که آیا این نرخ تبدیل شما ، نرخ حفظ مشتری یا بازده سرمایه گذاری شما است ، همیشه راه هایی برای بهبود هر گره و گوشه تجارت شما وجود دارد. با این گفته ، با مقابله با آن جنبه هایی که می تواند بیشترین تأثیر را بر سازمان شما داشته باشد ، شروع کنید.

خوشبختانه ، افزایش دسترسی به داده ها باعث شده است که سازمان ها به وضوح نحوه عملکرد آنها را تعیین کنند. به عنوان مثال ، می توانید داده های مربوط به فروش ، تولید ، ساعت کار را با هم ترکیب کنید و عملکرد پروژه های خود را ارزیابی کنید.

مرحله 2: مشخص کنید که می خواهید کجا باشید

اهداف و اهداف خود را به روشنی مشخص کنید ، یعنی دقیقاً می خواهید تجارت/پروژه خود را به انجام برساند ، و می خواهید تجارت خود را از کجا انجام دهید. هرچه اهداف شما واضح تر باشد ، درک نحوه دستیابی به آنها و انجام تجزیه و تحلیل شکاف آسان تر است.

شما می توانید از روش قدیمی خوب برای تعیین اهداف هوشمند (خاص ، قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی ، مرتبط و زمان) استفاده کنید. این به شما امکان می دهد اهداف مشخصی را برای هدف قرار دهید ، و "شکاف" ای که "تجزیه و تحلیل" می کنید شفاف تر و اندازه گیری آسان تر خواهد بود.

مرحله 3: شکاف ها را تعیین کنید

هنگامی که شما شروع به مقایسه نحوه عملکرد کسب و کار خود در حال حاضر با نحوه پایان آن می کنید ، متوجه می شوید که "شکاف" بین دو نقطه را مشاهده خواهید کرد. یک مورد که شما باید در اینجا اطمینان حاصل کنید این است که موقعیت فعلی و اهداف آینده شما در همان بازه زمانی است.

به عنوان مثال ، اگر می خواهید در سه سال آینده نرخ نگهداری خود را 5 ٪ افزایش دهید ، باید نرخ موجود و سرعت فعلی خود را در نظر بگیرید. اطلاعات دقیق هنگام شناسایی شکاف ها بسیار مهم است ، زیرا اندازه شکاف دست کم گرفته شده یا بیش از حد تخمین زده می تواند منجر به هرج و مرج شود!

مرحله 4: شکاف را شرح دهید

خوب ، اکنون که می دانید شکاف ها چیست ، وقت آن است که درک کنیم که چرا آنها وجود دارند. در این مرحله ، شما باید تمام عواملی را که باعث ایجاد شکاف می شوند ، تجزیه و تحلیل و ارزیابی کنید. آنها می توانند کمی یا کیفی باشند. به طور خلاصه ، از خود بپرسید "چرا این شکاف وجود دارد؟"

برای رسیدن به دلیل اصلی شکاف ، می توانید از تکنیک 5 Whys استفاده کنید. شما همچنین می توانید تجزیه و تحلیل SWOT را انجام دهید ، و ما بعداً در وبلاگ آن را با جزئیات توضیح خواهیم داد! در کل ، این روش ها به شما کمک می کند تا علت و تأثیر شکاف را کشف کنید ، افکار خود را سازماندهی کرده و کل مراحل را راحت کنید.

مرحله 5: شکاف را پل کنید

مرحله بعدی (و آخرین) این است که بفهمید چگونه می خواهید شکاف هایی را که شناسایی خواهید کرد ، ببندید. در این مرحله ، شما باید یک برنامه عملی محکم ایجاد کنید. همیشه ، همیشه برنامه اقدام خود را بر اساس داده ها ، بینش ها و اطلاعاتی که در طول تجزیه و تحلیل آموخته اید ، پایه گذاری کنید.

قیمت اجرای هر استراتژی را که در برنامه اقدام خود ذکر می کنید در نظر بگیرید. از همه مهمتر ، یک بازه زمانی معقول به خودتان بدهید. چرا؟از آنجا که بدون مهلت های بتونی ، برنامه عمل ممکن است به پهلو یا بدتر پیش برود ، فراموش شود. چه کابوس!

تکنیک های زیادی در آنجا وجود دارد که روند تجزیه و تحلیل شکاف را آسان تر می کند و به شما کمک می کند تا از ترک ها هیچ چیز در این کار قرار نگیرد. بخوان تا بیشتر بدانی!

چهار تکنیک مورد استفاده برای تجزیه و تحلیل شکاف

1. تجزیه و تحلیل ماهی ماهی

یک نمودار قارچ ماهی ، که به عنوان نمودار علت و معلولیت ایشیکاوا نیز شناخته می شود ، یک روش تجسم است که به تجزیه و تحلیل علت اصلی یک مشکل کمک می کند. حتی اگر این کار به عنوان یک تجزیه و تحلیل تولید آغاز شود ، می توان از آن توسط سازمانی استفاده کرد که می خواهد هرگونه مسائل اساسی را شناسایی کند و بفهمد چگونه می توان کارها را درست کرد.

این نمودار به شکل اسکلت ماهی است - مشکل/اثرات در دهان است و دلایل مرتبط با آن از ستون فقرات خارج می شوند. این طرح یک مرور کلی در مورد چگونگی ارتباط موضوعات خاص با یکدیگر ارائه می دهد ، بنابراین می توانید هنگام تدوین راه حل ، تصمیم بگیرید که چه چیزی را برای اولویت بندی نیاز دارید.

2. چارچوب مک کینزی 7S

این ابزار به نام شرکت مشاوره "McKinsey & Co" نامگذاری شده است ، و از آن برای تعیین اینکه سازمان یا تیم شما انتظارات فعلی را برآورده می کند ، استفاده می شود. این چارچوب شامل هفت دسته از افراد محور ، یعنی استراتژی ، ساختار ، سیستم ها ، ارزش های مشترک ، مهارت ها ، سبک و کارکنان است.

هدف نهایی این چارچوب این است که درک عمیق تری از چگونگی هماهنگی هر عنصر با یکدیگر ، تشخیص شکاف هایی که به طور بالقوه می تواند بر عملکرد تأثیر بگذارد ، و همه فرآیندها را برای به حداقل رساندن اختلال و تقویت بهره وری به دست آورد.

3. تجزیه و تحلیل SWOT

SWOT مخفف نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدها است - چهار عنصر که می تواند بر کارآیی و موفقیت یک محصول ، پروژه یا سازمان تأثیر بگذارد. این تکنیک فوق العاده محبوب است و به شما کمک می کند تا از نظر استراتژیک تصمیم گیری خود را شکل دهید.

تجزیه و تحلیل SWOT به یک سازمان کمک می کند تا با استفاده از نقاط قوت خود ، کاهش شاهدان ، ضمن دنبال کردن فرصت ها و جلوگیری از تهدیدهای احتمالی ، بهترین راه حل را ارائه دهد. شما می توانید از آن برای ارزیابی وضعیت فعلی سازمان خود ، ارزیابی آن و سپس اصلاح آن استفاده کنید.

4- مدل نادلر-توشمن

به نام استادان دیوید نادلر و مایکل تولمن ، مدل نادلر-توشمن (همچنین به عنوان مدل سازمانی شناخته می شود) تصویر بزرگی از فرآیندهای تجاری خود را به شما می دهد ، علت اصلی مشکلات را کشف می کند و چهار عنصر عملکرد را پیوند می دهد: کار ، مردم ،ساختار و فرهنگ.

هرچه سازگاری بین این چهار عنصر بیشتر باشد ، عملکرد بهتر می شود! سپس عناصر به چهار گروه جدا می شوند - ورودی (محیط شرکت ، نیروی کار ، منابع) ، تحول (مواردی که ورودی را به خروجی ، سایر سیستم ها تبدیل می کنند) و خروجی (محصول/خدمات نهایی).

پیچیدن

برای دستیابی به پتانسیل واقعی سازمان خود ، باید در مورد جایی که امروز ایستاده اید و کجا می خواهید به پایان برسید ، روشن باشید. این دقیقاً جایی است که تجزیه و تحلیل شکاف وارد می شود.

این به شما کمک می کند تا وضعیت (عملکرد) فعلی سازمان ، وضعیت ایده آل (پتانسیل) و آنچه را که باید از عملکرد به پتانسیل (پل زدن شکاف) انجام شود ، درک کنید.

با انجام تجزیه و تحلیل GAP ، می توانید سطح کارآیی سازمان خود را با جهش و مرزها بهبود بخشید. شما همچنین می توانید زمان ، پول و تمام منابع را بهتر بهینه کنید!